Совместное редактирование документа

После подключения к облачной версии вы можете работать над документом совместно с другими пользователями. Эта возможность включает в себя следующее:

  • одновременный многопользовательский доступ к редактируемому документу
  • визуальная индикация фрагментов, которые редактируются другими пользователями
  • мгновенное отображение изменений или синхронизация изменений одним нажатием кнопки
  • чат для обмена идеями по поводу отдельных частей документа
  • комментарии, содержащие описание задачи или проблемы, которую необходимо решить (работа с комментариями доступна и в автономном режиме без подключения к облачной версии)

Подключение к облачной версии

Необходимо открыть пункт меню Совместная работа на левой боковой панели в главном окне программы и подключиться к облачной версии Р7-Офис Облако, указав логин и пароль учетной записи. В окне ввода логина и пароля также доступна ссылка для регистрации в Облаке.

Совместное редактирование

В редакторе документов можно выбрать один из двух доступных режимов совместного редактирования. Быстрый используется по умолчанию, в нем изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени. Строгий режим позволяет скрывать изменения, внесенные другими пользователями, до тех пор, пока вы не нажмете значок Сохранить Значок Сохранить, чтобы сохранить ваши изменения и принять изменения, внесенные другими. Режим можно выбрать в Дополнительных настройках. Нужный режим также можно выбрать, используя значок Значок Режим совместного редактирования Режим совместного редактирования на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов:

Меню Режим совместного редактирования

Когда документ редактируют одновременно несколько пользователей в Строгом режиме, редактируемые фрагменты текста помечаются пунктирными линиями разных цветов. При наведении курсора мыши на один из редактируемых фрагментов отображается имя того пользователя, который в данный момент его редактирует. В Быстром режиме действия и имена участников совместного редактирования отображаются непосредственно в процессе редактирования текста.

Количество пользователей, которые в данный момент работают над текущим документом, отображается в правой части шапки редактора - Значок Количество пользователей. Чтобы увидеть, кто именно редактирует файл в настоящий момент, можно щелкнуть по этому значку или открыть панель Чата с полным списком пользователей.

Если файл не просматривают или не редактируют другие пользователи, значок в шапке редактора будет выглядеть следующим образом: Значок Управление правами доступа к документу. С его помощью можно непосредственно из документа управлять пользователями, имеющими доступ к файлу: приглашать новых пользователей, предоставляя им права на редактирование, просмотр или рецензирование документа, или запрещать доступ к файлу для некоторых пользователей. Нажмите на этот значок для управления доступом к файлу; это можно сделать и в отсутствие других пользователей, которые просматривают или совместно редактируют документ в настоящий момент, и при наличии других пользователей, когда значок выглядит так: Значок Количество пользователей. Права доступа также можно задать, используя значок Значок Совместный доступ Совместный доступ на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов.

Как только один из пользователей сохранит свои изменения, нажав на значок Значок Сохранить, все остальные увидят в строке состояния примечание, которое сообщает о наличии обновлений. Чтобы сохранить внесенные вами изменения и сделать их доступными для других пользователей, а также получить обновления, сохраненные другими пользователями, нажмите на значок Значок Сохранить и получить обновления в левом верхнем углу верхней панели инструментов. Обновления будут подсвечены, чтобы Вы могли проверить, что конкретно изменилось.

Можно указать, какие изменения требуется подсвечивать во время совместного редактирования: для этого нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры..., а затем укажите, отображать ли все или последние изменения, внесенные при совместной работе. При выборе опции Все будут подсвечиваться все изменения, внесенные за время текущей сессии. При выборе опции Последние будут подсвечиваться только те изменения, которые были внесены с момента, когда Вы последний раз нажимали на значок Значок Сохранить и получить изменения. При выборе опции Никакие изменения, внесенные во время текущей сессии, подсвечиваться не будут.

Чат

Этот инструмент можно использовать для оперативного согласования процесса совместного редактирования, например, для того, чтобы договориться с другими участниками, кто и что должен делать, какой абзац вы собираетесь сейчас отредактировать и т.д.

Сообщения в чате хранятся только в течение одной сессии. Для обсуждения содержания документа лучше использовать комментарии, которые хранятся до тех пор, пока вы не решите их удалить.

Чтобы войти в чат и оставить сообщение для других пользователей:

  1. нажмите на значок Значок Чат на левой боковой панели или
    переключитесь на вкладку Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку Значок Чат Чат,
  2. введите текст в соответствующем поле ниже,
  3. нажмите кнопку Отправить.

Все сообщения, оставленные пользователями, будут отображаться на панели слева. Если есть новые сообщения, которые Вы еще не прочитали, значок чата будет выглядеть так - Значок Чат.

Чтобы закрыть панель с сообщениями чата, нажмите на значок Значок Чат на левой боковой панели или кнопку Значок Чат Чат на верхней панели инструментов еще раз.

Комментарии

Работа с комментариями доступна и в автономном режиме без подключения к облачной версии.

Чтобы оставить комментарий:

  1. выделите фрагмент текста, в котором, по Вашему мнению, содержится какая-то ошибка или проблема,
  2. переключитесь на вкладку Вставка или Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку Значок Комментарий Комментарий или
    используйте значок Значок Комментарии на левой боковой панели, чтобы открыть панель Комментарии, и нажмите на ссылку Добавить комментарий к документу или
    щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту текста и выберите в контекстном меню команду Добавить комментарий,
  3. введите нужный текст,
  4. нажмите кнопку Добавить.

Комментарий появится на панели слева. Любой другой пользователь может ответить на добавленный комментарий, чтобы дать ответ на вопросы или отчитаться о проделанной работе. Для этого надо нажать на ссылку Добавить ответ, расположенную под комментарием.

Фрагмент текста, который Вы прокомментировали, будет подсвечен в документе. Для просмотра комментария щелкните по этому фрагменту. Если требуется отключить эту функцию, для этого нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры... и снимите флажок Включить отображение комментариев в тексте. В этом случае прокомментированные фрагменты будут подсвечиваться, только когда Вы нажмете на значок Значок Комментарии.

Вы можете управлять добавленными комментариями следующим образом:

  • отредактировать их, нажав значок Значок Редактировать,
  • удалить их, нажав значок Значок Удалить,
  • закрыть обсуждение, нажав на значок Значок Решить, если задача или проблема, обозначенная в комментарии, решена; после этого обсуждение, которое Вы открыли своим комментарием, приобретет статус решенного. Чтобы вновь его открыть, нажмите на значок Значок Открыть снова. Если Вы хотите скрыть решенные комментарии, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры... и снимите флажок Включить отображение решенных комментариев. В этом случае решенные комментарии будут подсвечиваться, только когда Вы нажмете на значок Значок Комментарии.

Если Вы используете Строгий режим совместного редактирования, новые комментарии, добавленные другими пользователями, станут видимыми только после того, как Вы нажмете на значок Значок Сохранить и получить обновления в левом верхнем углу верхней панели инструментов.

Чтобы закрыть панель с комментариями, нажмите на значок Значок Комментарии еще раз.

Вернуться на предыдущую страницу